Автоматизация техобеспечения мероприятий «MasterSound»

«MasterSound» — компания по комплексному техническому обеспечению мероприятий и концертов в Новосибирске и городах Сибири. Звук, свет, сцена, видеоэкраны, спецэффекты — от городских праздников и мюзиклов до корпоративных событий, форумов и модных показов.

Подготовка к каждому мероприятию — это расчёт оборудования под площадку, составление сметы, техзадания и графика монтажа. Инженеры делали это вручную: подбирали колонки, пульты, световые приборы и кабели по параметрам зала, считали стоимость, согласовывали с клиентом. На один проект уходило от 2 до 8 часов.

Автоматический подбор оборудования и смета

Система принимает параметры мероприятия (площадь, тип, аудитория) и автоматически подбирает комплект оборудования, считает смету и формирует техзадание.

Подбор под площадку

Оборудование подбирается по площади, высоте потолков и количеству зрителей.

Автоматическая смета

Стоимость рассчитывается из прайса и сроков аренды.

Техзадание и график

Формируется ТЗ и график монтажа с учётом логистики.

• Подбор оборудования — 2 минуты
• Смета — автоматически
• Техзадание — готово к отправке клиенту

Сложность event-индустрии в том, что каждое мероприятие уникально: разная площадь, высота, количество зрителей, тип (концерт, форум, спектакль), бюджет. Звук для мюзикла и для конференции требует разного комплекта. Инженеры MasterSound держали это в голове, но при росте числа заявок начали ошибаться и затягивать сроки.

Мы оцифровали экспертные знания инженеров: создали базу правил подбора (площадь × высота × тип = комплект), добавили прайс и условия аренды. Теперь система сама предлагает комплект, а инженер только корректирует и утверждает.

Дополнительно мы настроили интеграцию с CRM: заявка из сайта или мессенджера попадает в систему, и через 2 минуты клиент получает готовую смету. Раньше он ждал до следующего дня.

Что изменилось в компании

После запуска инженеры перестали тратить часы на подбор оборудования и сметы. Клиенты получают ответ в день обращения, а не на следующий день.

Проект показал, что автоматизация работает не только в торговле и производстве, но и в event-индустрии — там, где кажется, что всё решает человек.

Задачи проекта:

Подбор оборудования и сметы делались вручную по каждому мероприятию

• 2–8 часов на подготовку сметы
• Ошибки в подборе комплекта
• Клиент ждал ответа до следующего дня

Решения:

Автоматический подбор и смета

• Подбор по площади и типу события
• Автоматический расчёт стоимости
• Готовое ТЗ и график монтажа

Результат проекта

−90%

Время подготовки сметы сократилось с 2–8 часов до 5–10 минут. Инженеры занимаются нестандартными проектами, а рутину делает система.